К нам обратилась компания KDS Consulting из США.
Фирма заказчика предоставляла услуги по хранению бумажных и цифровых архивов, работа которых связана с большими объемами рукописной документации, таких как медицинские учреждения, адвокатские конторы и т.п. Организации передавали материалы и задавали систему хранения, затем представители заказчика сканировали их. Наш клиент взимал плату за оцифровку бумажных документов и их хранение в облаке с доступом клиентов. Стоимость зависела от объема данных.
До обращения к нам заявки принимались по электронной почте или по телефону.
Создать платформу для парсинга и удобного хранения документации после оцифровки и распознавания на сервере в целях внедрения решений, максимально покрывающих жизненный цикл документов — от момента появления до физического уничтожения.
Разработан сервис на базе веб для систематизации электронных документов, которая помогает структурировать архивы и делиться ими с коллегами.
ReliaDocs — это готовое высокотехнологичное решение, направленное не просто на оцифровку бумажных документов, но и на цифровизацию документационных процессов.
Клиент создает библиотеки в зависимости от потребностей, задает папки и конфигурирует наименования будущих файлов. Сервис подключается к сканерам и позволяет пользователям сканировать тысячи документов за короткий промежуток времени, автоматически распределять их по определенным папкам в соответствии с настройками.
Discovery-фаза
(3—4 недели)
Мы провели брейншторм, определили роли системы и пользовательские пути (CJM)
Создали пользовательские сценарии (User Stories)
Рассчитали инфраструктурные затраты, ожидаемую нагрузку на обработку документов
Подготовили и задокументировали план архитектуры проекта по обработке документов
Оценили объем работ, присвоили приоритет функционалу и разработали дорожную карту проекта, определив оптимальный состав команды
Подготовили бюджет
Стадия разработки
(12 недель)
Релиз 1: ключевой функционал платформы для оцифровки и распознавания документов
Релиз 2: дополнительный функционал сервиса
Стадия поддержки
Пользовательские роли:
Роль клиента
Заходит на платформу, получает доступ к библиотекам, внутри библиотек — к директориям с папками и к самим папкам. Под каждой папкой содержится указание о том, когда она была создана и сколько документов содержит.
Клиент видит справочную информацию по файлу (дату загрузки, дату редактирования, имя ответственного менеджера), при клике по на определенный файл открывается список относящихся к нему страниц в виде превью.
Создана гибкая система управления доступами, позволяющая клиентам делиться данными для чтения по электронной почте (без возможности редактирования) с другими участниками компании, а также загружать файлы.
В рамках сервиса по оцифровке и распознаванию документов доступен редактор файлов, который позволяет пользователям удалять и скачивать страницы.
Также реализована двусторонняя возможность загрузки документов: администратором или самостоятельно представителем клиента.
Есть возможность добавления полей в библиотеке.
Для каждого документа доступно превью.
Роль менеджера компании
Он оцифровывает и подгружает все архивы.
Роль глобального Админа
Он имеет доступ ко всем аккаунтам клиентов и архивам.
Имеется блок уведомлений. Он содержит все основные пользовательские нотификации (редактирование, удаление, расшаривание библиотеки, успешный батчинг документа, и тд).
В сервисе по обработке бумажных документов также реализован такой инструмент систематизации как сепаратор.
Сепаратор — это страница со штрихкодом, которая служит для разделения страниц документа на папки. При загрузке программное обеспечение определяет сепаратор и автоматически группирует все страницы между ним и следующим сепаратором в указанную папку. Эта папка определяется по штрихкоду на сепараторе.
Из-за большого объема информации потребовалась проработка инфраструктуры в целях предоставления клиенту оптимальных условий по хранению документов.
Для клиентов заказчика внедрение приложения по обработке бумажных документов стало важным конкурентным преимуществом.
Благодаря платформе, компаниям удалось освободить часть рабочего дня сотрудников, а также отказаться от затрат, связанных с оформлением, хранением, пересылкой бумажных документов, и увеличить операционную эффективность.
