Корпоративный портал для оптимизации бизнес-процессов: руководство по разработке и запуску

Корпоративный портал внедряют в качестве инструмента, который оптимизирует бизнес-процессы и упрощает доступ сотрудникам к внутренним данным и сервисам.

Правильно спроектированный портал позволяет не только автоматизировать рутинные задачи, но и повысить вовлеченность персонала в процессы, улучшить коммуникацию внутри компании и упростить адаптацию новых сотрудников.

Корпоративный портал – что это?

Корпоративный портал — это единое информационное пространство для взаимодействия внутри организации. Он ускоряет и повышает эффективность рабочих процессов, а также служит для сотрудников административным персоналом, отделом кадров и другими подразделениями.

Возможности и функции

На этапе онбординга каждый сотрудник получает доступ к порталу с набором всех необходимых ресурсов для выполнения обязанностей и сервисами.

Так на портале можно:

получить информацию о заработной плате, начисленных бонусах и премиях за выбранный период;

запросить необходимые справки с места работы в бухгалтерии;

отправить запрос на организацию командировки офис менеджерам;

заказать корпоративный транспорт и другие услуги, доступные в организации.

В процессе работы корпоративный портал эффективно повышает производительность сотрудников и оптимизирует внутренние процессы:

Персонал получает возможность удобного онлайн-обмена документами с коллегами без необходимости скачивания.

Система облегчает планирование, учет рабочего времени и составление отчетов, что способствует повышению дисциплины.

Становится проще оценить затраты на выполнение задач и итоговые метрики.

Оптимизируются повторяющиеся или дублирующиеся задачи и процессы.

Налаживается взаимодействие между отделами и удаленными сотрудниками.

Рассмотрим функции корпоративного портала на примере нашего Corp App, который мы внедрили и используем у себя в ЛайТех.

Главная страница – единая точка входа для быстрого доступа к актуальным новостям, мероприятиям и поздравлениям.

Каталог сотрудников содержит профили коллег с контактной информацией и возможностью отправки сообщений.

Корпоративная социальная сеть – платформа для обмена идеями и обсуждения проектов.

Система управления задачами – инструмент для командной работы и отслеживания хода реализации проекта.

Портал также предоставляет доступ к сервисам: оформление отпусков, командировок и прочих административных услуг.

Корпоративный портал – это своеобразный «склад всего необходимого для работы» внутри компании, где каждый может быстро и легко найти нужную ему информацию, не отвлекая коллег от выполнения основных задач.

CorpApp

webmobile

Платформа корпоративных коммуникаций и взаимодействия распределенных команд

Если не будет корпоративного портала?

Иногда компании не сразу готовы инвестировать в автоматизацию внутренних процессов. В таких случаях ответственность за доступ к необходимой информации ложится на коллег или самого сотрудника. Такой подход применим, но в нем отсутствует фокус на ценность сотрудника и создание комфортных условий труда.

Сотрудники таких компаний сталкиваются с такими блокирующими их работу факторами, как:

разрозненность корпоративной информации, сложность ее поиска;

низкая эффективность коммуникации и сотрудничества между подразделениями и сотрудниками;

долгое выполнение рутинных задач и затянутые бизнес-процессы;

снижение вовлеченности и лояльности персонала.

Корпоративный портал должен точно отражать уникальные процессы компании, поэтому каждая организация определяет его вид и функции самостоятельно.

Типовая структура корпоративного портала может включать разделы, описанные в таблице ниже.

Раздел	В чем смысл	Пример использования
Главная страница	Первая страница портала с актуальными новостями и объявлениями.	Сотрудники в курсе последних новостей компании и важных событий.
Каталог сотрудников	Список всех сотрудников с их профилями и контактной информацией.	Можно быстро найти телефон или почту коллеги.
Корпоративная социальная сеть	Платформа для общения, где персонал может делиться новостями и общаться в группах.	Сотрудники обсуждают проекты и идеи в чатах.
База знаний	Хранилище документов, инструкций и регламентов для сотрудников.	Персонал находит нужные инструкции по работе с программами.
Система управления задачами	Инструмент для планирования и отслеживания выполнения задач и проектов.	Команда может назначать задачи и следить за их выполнением.
Сервисы для сотрудников	Услуги, такие как, например, оформление отпусков, командировок и компенсаций.	Сотрудники могут подать заявку на отпуск через портал.
Аналитические отчеты и дашборды	Инструменты для анализа данных и визуализации информации о работе компании.	Руководители смотрят отчеты о производительности команды.

Корпоративный портал может быть разработан индивидуально под потребности компании или построен на основе выбранного готового решения с последующей настройкой.

Для чего необходим корпоративный портал

Цели внедрения обычно следующие:

консолидировать корпоративную информацию в единой точке доступа;

автоматизировать рутинные задачи и бизнес-процессы;

улучшить уровень коммуникации между сотрудниками;

повысить вовлеченность и увеличить лояльность персонала.

Решение позволяет систематизировать всю важную информацию о клиентах, проектах и документах, предоставляя к ней ролевой доступ, где у каждого есть свои права и функционал. Это помогает быстрее находить нужные данные и эффективнее работать, обеспечивая надежный уровень защиты коммерческих данных.

Чем отличается корпоративный портал от корпоративного сайта?

Это два различных инструмента, на первый взгляд, но они оба являются «визитной карточкой» компании, только в одном случае для сотрудников, а в другом — для клиентов. Рассмотрим на примере их отличия и схожие функции.

Корпоративный портал

Закрытая веб-платформа, предназначенная для внутреннего использования сотрудниками компании. Он предоставляет доступ к корпоративной информации, документам и другим ресурсам, необходимым для работы.

Корпоративный сайт

Открытый интернет-ресурс, который представляет компанию, ее услуги и продукцию внешней аудитории, включая клиентов, партнеров и потенциальных сотрудников. Служит для информирования о новостях компании, акциях и событиях, а также для привлечения клиентов.

Параметр	Корпоративный портал	Корпоративный сайт
Аудитория	Сотрудники, партнеры и ограниченный круг пользователей	Внешняя аудитория, включая клиентов и партнеров
Доступ	Доступ по авторизации,защита корпоративных данных	Открытый доступ для всех, без авторизации
Функционал	Управление задачами, документами, базами знаний, автоматизация процессов, внутренняя коммуникация	Информация о компании, продуктах, услугах и новостях, без внутренних инструментов
Цели	Повышение эффективности работы сотрудников и оптимизация бизнес-процессов	Продвижение компании и привлечение клиентов

Чем похожи:

оба инструмента могут содержать информацию о компании и ее деятельности;

оба могут использоваться для улучшения коммуникации, хотя в разных контекстах;

оба требуют регулярного обновления информации для поддержания актуальности.

Различия:

сайт ориентирован на внешнюю аудиторию – клиенты, партнеры, а портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками;

у сайта открытый доступ без авторизации, портал доступен только авторизованным пользователям;

сайт предоставляет информацию о компании и продуктах, портал предоставляет доступ к управлению задачами, документами и внутренней коммуникацией;

сайт служит для продвижения компании, портал направлен на повышение эффективности работы сотрудников.

Как корпоративный портал помогает достигать бизнес-целей?

Корпоративный портал необходим для оптимизации работы сотрудников и улучшения внутренней коммуникации. Объясним почему и как это происходит у нас в ЛайТех.

Функция	Почему это удобно	Пример
1. Улучшение внутренней коммуникации	Сотрудники быстро находят контакты, обсуждают проекты и делятся новостями.	Внутренние чаты и форумы для вопросов и ответов.
2. Хранение и управление документами	Легкий доступ к актуальным документам без путаницы с устаревшими версиями.	База знаний с инструкциями и регламентами.
3. Автоматизация бизнес-процессов	Снижение времени на выполнение задач, возможность сосредоточиться на более важных делах.	Система управления задачами для отслеживания выполнения.
4. Система управления проектами	Участники проекта видят прогресс, могут делиться обновлениями и координировать действия.	Доски задач для визуализации статуса выполнения.
5. Аналитические инструменты	Доступ к актуальным данным позволяет быстро реагировать на изменения в бизнесе.	Дашборды с ключевыми показателями эффективности (KPI).
6. Обучение и развитие сотрудников	Сотрудники развивают навыки и повышают квалификацию, не выходя из офиса.	Вебинары и онлайн-курсы, доступные для всех сотрудников.

Алина

генеральный директор по развитию ЛайТех

У меня есть собственный дашборд с основными метриками по работе команд, KPI, загруженностью сотрудников. Все обновляется мгновенно и можно отследить процессы в режиме реального времени.

Дарья

менеджер проектов Лайтех

Легче работать с удаленными командами, есть встроенный функционал отслеживания времени работы сотрудников и привычные нам доски для контроля задач и планирования спринтов. Удобно работать из одного окна.

Татьяна

менеджер по продажам ЛайТех

В своем личном кабинете нашего корпоративного портала я вижу все начисления заработной платы и премий. Если нужна справка с места работы – заказываю ее там же, как и другие документы. Все делается в два клика.

Корпоративный портал – кому нужен, когда и для чего?

Он будет полезен:

крупным компаниям с большим количеством сотрудников и сложными бизнес-процессами, где необходимо улучшить коммуникацию и автоматизировать задачи;

организациям с удаленными командами, чтобы поддерживать связь и сотрудничество между людьми, работающими в разных местах;

компаниям, которые хотят развиваться и повышать эффективность, поскольку автоматизация рутинных задач и централизованное хранение информации помогают сократить время на выполнение задач.

На каком этапе лучше внедрять корпоративный портал?

Это можно сделать на разных этапах развития компании:

стартап – создать структуру и процессы с самого начала, что позволит избежать путаницы в будущем;

на этапе роста или реорганизации – оптимизировать процессы и улучшить взаимодействие между командами;

в любой момент – всегда полезно автоматизировать рутинные задачи и улучшить внутреннюю коммуникацию, что приведет к повышению эффективности.

Преимущества для бизнеса – очевидные и потенциальные

Плюсы следующие:

Автоматизация рутинных задач снижает затраты времени и ресурсов. Пример: система автоматизированного документооборота ускоряет обработку документов.

Внутренние чаты и форумы способствуют открытой корпоративной культуре и сплоченности команды. Появляется больше вероятности, что у людей будет собственный стимул и самомотивация к эффективности.

Единая точка доступа к документам и ресурсам экономит время новых сотрудников и менеджеров по персоналу. Например – база знаний с инструкциями и регламентами.

Доступ к обучающим материалам снижает затраты на сторонние тренинги. Сократив расходы времени и денег, можно направить ресурсы на развитие бизнеса.

Прозрачная культура повышает продуктивность и лояльность персонала. Очевидно, что вопросы и обратная связь помогают улучшать условия труда.

Защищенные каналы связи снижают риски утечек конфиденциальной информации. Веб-ресурс безопасен для использования.

Инструменты анализа данных помогают принимать обоснованные решения. Помогут дашборды с KPI для отслеживания прогресса.

Как внедрить корпоративный портал?

Предстоит комплексный процесс, состоящий из нескольких шагов. Примерный алгоритм в таблице ниже.

Этап внедрения	Описание	Пример
1. Определение целей и задач	Четкое формулирование целей, для которых нужен портал, и задач, которые он должен решать.	Автоматизация процесса подачи заявок на отпуск с помощью соответствующих форм и инструментов.
2. Формирование команды проекта	Создание команды из представителей ИТ, HR и бизнес-подразделений с назначением лидера.	В команду входят сотрудники, понимающие бизнес-процессы и способные описать требования к системе.
3. Анализ требований и концепция	Проведение анализа потребностей пользователей и разработка концепции портала.	Персонализация контента и инструментов под разные группы сотрудников для удобства использования.
4. Выбор платформы и технологий	Определение, будет ли портал готовым решением или разрабатываться на заказ.	Выбор платформы с открытым API для будущей интеграции новых сервисов.
5. Разработка и внедрение	Непосредственная разработка портала с вовлечением пользователей и сбором обратной связи.	Оперативное исправление недочетов в интерфейсе на основе тестирования и отзывов пользователей.
6. Обучение и поддержка	Обучение сотрудников и обеспечение доступа к инструкциям, а также техническая поддержка.	Назначение ответственных за актуализацию регламентов и инструкций на портале.
7. Оценка эффективности и развитие	Регулярная оценка работы портала, сбор обратной связи и внесение улучшений.	Снижение времени на выполнение рутинных задач как показатель эффективности внедрения портала.

Как оценить эффективность корпоративного-портала? Как оценить эффективность корпоративного-портала?

Основные метрики для оценки:

количество посещений портала в день/месяц/год;

среднее время нахождения пользователя на портале;

количество активных пользователей;

отклики и обратная связь от пользователей;

показатели вовлеченности (лайки, комментарии, репосты);

количество созданного и обновленного контента;

показатели эффективности бизнес-процессов (время выполнения задач, количество ошибок и т.д.).

Пример: если после внедрения портала для управления задачами время выполнения рутинных задач сократилось на 30%, это можно считать показателем эффективности.

Оценка эффективности портала – непрерывный процесс, требующий регулярного мониторинга и внесения улучшений. Необходимо отслеживать динамику показателей, выявлять проблемные зоны и оперативно реагировать на них.

Если анализ показывает снижение активности пользователей в определенном разделе портала, необходимо провести опрос, выявить причины и внести изменения в структуру или контент раздела.

Как проводить аудит метрик для улучшения портала

Для анализа эффективности портала необходимо:

1

определить целевые значения для каждой метрики, исходя из специфики бизнеса и поставленных целей;

2

регулярно отслеживать динамику показателей, сравнивая с целевыми значениями и предыдущими периодами;

3

выявлять проблемные зоны и области для улучшения на основе анализа метрик;

4

вносить изменения в структуру, контент или функционал портала для повышения эффективности;

5

оценивать результат внесенных изменений по динамике метрик в следующих периодах.

Например, если анализ показывает высокий процент отказов на странице регистрации заявок, необходимо упростить форму, сделать ее более понятной и удобной для пользователей. После внесения изменений отслеживается динамика показателя отказов, и если он снижается, значит, изменения были эффективными.