BPMN для бизнеса: когда использовать и зачем

1. Что такое BPMN простыми словами
2. Где применяется BPMN
3. Основные элементы BPMN-диаграммы: участники, действия и потоки
4. Специальные действия и циклы в BPMN
5. Развилки (шлюзы): как процесс может идти по разным сценариям
6. Когда стоит использовать BPMN

Многие проджект-менеджеры со временем начинают глубже разбираться в аналитике. И почти всегда на этом пути встречается BPMN.

Например, с помощью BPMN можно показать, как клиент оформляет заказ, как компания согласовывает отпуск сотрудника или как заявка проходит путь от обращения до выполнения.

Сначала BPMN может показаться сложной из-за большого количества символов. Но на самом деле большинство диаграмм строится всего из нескольких основных элементов. Если разобраться в них один раз, читать и создавать схемы станет намного проще.

В этой статье рассмотрим, что такое BPMN, где её используют, из каких элементов она состоит и как научиться читать такие диаграммы.

Что такое BPMN простыми словами

BPMN (Business Process Model and Notation) — это способ показать бизнес-процесс в виде простой схемы. Вместо длинных описаний используются блоки, стрелки и значки, которые помогают быстро понять, что происходит, кто за что отвечает и в каком порядке выполняются действия.

Главный плюс BPMN в том, что одну и ту же схему одинаково понимают руководители, бизнес-аналитики и разработчики. Всем не нужно по-разному трактовать текст — достаточно посмотреть на диаграмму.

У каждого элемента есть своё значение. Например, задача обозначается прямоугольником, событие — кругом, а место, где процесс может пойти по разным сценариям, — ромбом. Благодаря этим простым правилам схемы легко читать, обсуждать и использовать при анализе или автоматизации процессов.

Где применяется BPMN

BPMN используют везде, где нужно наглядно показать, как работает процесс. Это помогает разобраться в текущей схеме работы, найти слабые места и понять, что можно улучшить.

Чаще всего BPMN применяют в таких задачах:

Анализ процессов. Сначала рисуют, как процесс работает сейчас (AS IS), а затем создают схему того, как он должен работать после изменений (TO BE). Например, показывают, как сейчас обрабатываются заявки клиентов и как этот процесс можно ускорить.
Разработка информационных систем. Диаграмма помогает заранее понять, как будут взаимодействовать пользователи, сайт, приложение и другие сервисы. Это снижает вероятность ошибок во время разработки.
Документирование. BPMN используют в регламентах, инструкциях и при обучении новых сотрудников. Вместо нескольких страниц текста достаточно одной понятной схемы.
Проектирование новых процессов. Перед внедрением нового процесса его можно нарисовать и обсудить со всеми участниками. Так проще заметить ошибки и согласовать логику до начала работы.

Хотя BPMN — это международный стандарт, в реальных проектах редко используют все его возможности. Обычно берут только те элементы, которые нужны для конкретной задачи. Этого достаточно, чтобы схема была понятной и удобной для всей команды.

Основные элементы BPMN-диаграммы: участники, действия и потоки

Чтобы читать BPMN-диаграммы, сначала нужно разобраться с базовыми элементами, которые показывают участников процесса, выполняемые действия и связи между ними.

Пулы и дорожки: кто участвует в процессе

В BPMN процесс разделяют между участниками, чтобы было понятно, кто за что отвечает.

Пул (Pool) — это участник процесса. Им может быть компания, клиент, банк, курьерская служба или любая внешняя система.

Внутри пула находятся дорожки (Lanes). Они показывают роли или отделы. Например: «Клиент», «Менеджер» и «Бухгалтер». Благодаря этому сразу видно, кто выполняет каждое действие.

Например, клиент оформляет заказ, менеджер его проверяет, а бухгалтер выставляет счёт. Каждый шаг находится в своей дорожке.

Если нужно показать только взаимодействие с внешним участником, а его внутренние действия не важны, используют скрытый пул. Например, можно показать только отправку запроса в банк и получение ответа, не описывая, что происходит внутри банковской системы.

Действия и потоки: как выполняется процесс

Любой процесс состоит из отдельных действий. Это могут быть шаги вроде «Проверить заявку», «Подтвердить оплату» или «Отправить письмо».

Все действия соединяются стрелками, которые показывают, в каком порядке выполняются шаги.

Если нужно показать обмен информацией между разными участниками, используют поток сообщений. Например, клиент отправляет заявку компании, а компания отправляет клиенту уведомление о результате.

Для большинства процессов достаточно этих простых элементов. Даже с их помощью можно построить понятную схему, которую легко читать всей команде.

События в BPMN

События показывают, что произошло или должно произойти в процессе. Например, поступила новая заявка, пришло сообщение, наступило определённое время, возникла ошибка или процесс завершился.

Именно события запускают процесс, могут менять его ход или заканчивать выполнение. Ниже рассмотрим основные виды событий и разберём, когда их используют.

Тип события	Когда используют	Пример
Начальное	Запускает процесс	Клиент отправил заявку.
Промежуточное	Происходит во время выполнения процесса	Пришло сообщение, истекло время ожидания или возникла ошибка.
Конечное	Завершает процесс	Заказ выполнен или заявка закрыта.
Таймер	Запускает процесс или выполняет действие по времени	Отправить напоминание через 24 часа.
Сообщение	Используется для отправки или получения сообщений	Клиент отправил заявку, система отправила уведомление.
Ошибка	Обрабатывает ошибку или завершает процесс с ошибкой	Не удалось провести оплату.
Сигнал	Передаёт событие сразу нескольким участникам или процессам	После завершения задачи запускаются связанные процессы.
Компенсация	Отменяет ранее выполненные действия	Возврат денег после отмены заказа.
Эскалация	Передаёт проблему или задачу на более высокий уровень	Заявка автоматически уходит руководителю.

Помимо типа, события бывают прерывающими и непрерывающими. Прерывающее событие останавливает текущий процесс и переводит его на другой сценарий. То есть, если при оформлении заказа закончился товар, процесс продажи прерывается.

Непрерывающее событие не останавливает основной процесс, а запускает дополнительное действие. Пока заказ обрабатывается, клиенту автоматически отправляется уведомление.

Благодаря этому в BPMN можно показывать не только основной ход процесса, но и ожидания, ошибки, сообщения и другие ситуации, которые возникают в реальной работе.

Специальные действия и циклы в BPMN

Кроме обычных задач, в BPMN есть специальные элементы. Они нужны, когда процесс становится сложнее: системе нужно самой принимать решения, повторять одно действие несколько раз или обрабатывать список объектов.

Выполнение бизнес-правила

Этот элемент используют, когда решение принимает не человек, а система по заранее заданным правилам.

Например, система может автоматически проверить заявку на кредит, рассчитать размер скидки или определить, в какой отдел отправить обращение клиента. Сотруднику не нужно выполнять эти действия вручную — всё происходит автоматически.

Цикл по объектам

Этот элемент используют, если одно и то же действие нужно выполнить несколько раз для разных объектов.

Например, отправить уведомление всем клиентам, проверить список документов или обработать сразу несколько заявок.

Вместо того чтобы рисовать одну и ту же задачу много раз, в BPMN достаточно показать один шаг и указать, что он повторяется для каждого объекта. Так схема остаётся простой и её легче читать.

Развилки (шлюзы): как процесс может идти по разным сценариям

Не всегда процесс проходит по одному и тому же пути. Иногда нужно выбрать один из нескольких вариантов, выполнить сразу несколько действий или дождаться определённого события. Для этого в BPMN используют шлюзы (Gateway).

Основные виды шлюзов:

Исключающий (XOR) — выбирает только один вариант. Например, если заявка одобрена, её отправляют в работу. Если нет — отклоняют.
Параллельный (AND) — запускает несколько действий одновременно (после оформления заказа клиенту приходит уведомление, а на складе сразу начинают собирать товар).
Шлюз по событиям (Event-based Gateway) — ждёт, какое событие произойдёт первым. Например, клиент подтвердит заказ или закончится время ожидания.
Неисключающий (OR) — может запустить сразу одну или несколько веток. Например, заявку одновременно отправляют в бухгалтерию и юридический отдел, если для этого выполняются нужные условия.

Шлюзы могут разделять процесс на несколько веток или, наоборот, объединять их обратно в один поток. Благодаря этому в BPMN можно наглядно показать как простые процессы, так и сложные сценарии с разными вариантами развития событий.

Когда стоит использовать BPMN

BPMN стоит использовать, если в работе участвуют разные отделы, есть несколько этапов согласования, разные варианты развития событий или взаимодействие нескольких систем.

Эту нотацию используют, чтобы разобраться в текущих процессах, спроектировать новые, подготовить их к автоматизации и согласовать требования между бизнесом и разработчиками. Вместо длинных текстовых описаний получается одна понятная схема, которую легко обсудить и доработать.

Если процесс совсем простой, обычно достаточно обычной блок-схемы. Но когда появляются десятки шагов, несколько участников и разные сценарии, BPMN помогает не запутаться и избежать ошибок.

Освоить BPMN не так сложно, как кажется. Достаточно разобраться в основных элементах — задачах, событиях, шлюзах, пулах и дорожках. Этого уже хватит, чтобы читать готовые диаграммы, создавать собственные схемы и понятнее описывать процессы для всей команды.